Всё про электронный документооборот

Всё про электронный документооборот

Поделиться

Электронная подпись: 5 важных вопросов

Нужна ли она вам, где ее получать, можно ли отказаться это делать…

Какие документы и договоры могут существовать в электронном виде?

Электронные документы считаются полноправной альтернативой бумажным только в том случае, если они снабжены всеми необходимыми уровнями защиты и подписями (об этом – ниже).

Какие договоры могут быть в электронном виде:

  • Договоры о найме, подряде, временном сотрудничестве, деловом партнерстве.
  • Финансовые выписки, счета-фактуры, накладные, квитанции и чеки.
  • Таможенные и налоговые декларации.
  • Договоры оферты или пользовательского соглашения.
  • Нотариус может перевести в электронный вид паспорт транспортного средства, доверенности, согласие супруга на сделку, договоры и др. документы.

По закону нельзя переводить в электронный вид документы, удостоверяющие личность. Например, паспорт.

Какими бывают электронные подписи?

Электронная подпись – аналог собственноручной подписи, который подтверждает подлинность документа и наделяет документ юридической силой.

При электронном документообороте использование электронной подписи не всегда обязательно. Примером этого служит отправление или получение писем посредством обычной электронной почты.

Электронная подпись нужна, когда необходимо придать документу юридическую значимость, наделить его статусом оригинала.

Электронные подписи бывают трех видов:

  • Простая – самый незащищенный вариант. Она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным физическим лицом. К простой подписи относятся коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары «логин-пароль» в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте (так что хотя бы пара таких подписей у вас точно есть). Такой вид подписи запрашивается на сайте Госуслуг.
  • Неквалифицированная – представляет собой зашифрованную комбинацию символов. Также идентифицирует человека, но дополнительно позволяет проверить, вносили ли в документ изменения после его отправки. С помощью этой подписи можно отправлять документы в налоговые службы через личный кабинет налогоплательщика или подписывать документы внутри организации и от других организаций.
  • Квалифицированная – самый защищенный вид подписи. Также представляет собой зашифрованную комбинацию символов, но, в отличие от неквалифицированной, выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами. Данная подпись необходима при регистрации сделок с недвижимостью и получения выписки из ЕГРН. Она также позволяет зарегистрироваться в качестве ИП и оформить патент.

Как устроиться на работу по электронным документам?

22 ноября 2021 года были приняты поправки к Трудовому кодексу (377-ФЗ), которые разрешают обмен электронными документами в трудовых отношениях.

Теперь можно устроиться на работу по электронным документам, если:

  1. Организация-работодатель осуществляет кадровый документооборот посредством электронного документооборота.
  2. Работник дал письменное согласие на электронный документооборот с работодателем.

При этом согласие не требуется от людей, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года нет трудового стажа.

  1. Если работник, поступающий на работу, имеет усиленную (неквалифицированную либо квалифицированную) электронную подпись. Подпись может быть ранее оформленной работником самостоятельно. Если такой подписи у работника нет, то расходы на ее получение и использование несет работодатель.

Для подписания следующих документов работник может использовать только усиленные электронные подписи (неквалифицированную или квалифицированную):

  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
  • согласие на перевод;
  • заявление об увольнении;
  • отзыв заявления об увольнении;
  • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
  • ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью.

Работник, который отказался от электронного взаимодействия с работодателем, оформляется на работу с использованием бумажных форм документов. Отсутствие электронной подписи или нежелание пользоваться электронными документами не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Но в исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например, во время пандемии, работодатель вправе обязать работников временно перейти на кадровый электронный документооборот.

Какие трудовые документы обязательно дублируются на бумаге?

  • Трудовая книжка – ведется на бумаге до тех пор, пока работник не решит перейти только на электронную (об этом нужно написать заявление).
  • Приказ на увольнение: в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной подписью и дублируется в бумажной форме, которая выдается в день увольнения работнику лично или направляется по почте заказным письмом с уведомлением. Судебные инстанции, государственная инспекция охраны труда, Роструд на данный момент не признают электронный формат данного документа.
  • Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Может существовать только на бумаге.

Что изменилось в 2022 году?

  • Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющих центрах Федеральной налоговой службы по адресу прописки или в одном из 24 частных удостоверяющих центров, прошедших в 2021 году переаккредитацию. Теперь электронные подписи будут выдаваться физическому лицу, а не сотруднику организации. Когда физлицо будет подписывать документ организации электронной подписью, оно должно будет подтвердить наличие своих полномочий.
  • Если руководитель компании обладает собственной электронно-цифровой подписью, то подпись физического лица должны получить на свое имя все сотрудники фирмы, причастные к процедуре электронного документооборота.
  • Подпись, выданная до 31 декабря 2021 года аккредитованным удостоверяющим центром, будет действовать до конца 2022 года. В течение этого периода ее нужно обновить по стандартам 63-ФЗ.

Добавить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован. Обязательные поля помечены *