Содержание
Бизнесу нужно обмениваться документами. Это можно делать на бумаге или электронно – с помощью ЭДО. Второй вариант позволяет экономить на курьерах, почтовых отправлениях и не тратить деньги на бумагу и офисную технику. А сам документооборот проходит быстрее: можно подписать документы онлайн, не дожидаясь, когда вернется экземпляр с подписью контрагента. Вместо нескольких дней все занимает пару минут.
Для части бизнесов в России ЭДО – уже не просто опция, а требование закона. Речь о компаниях, которые работают с обязательной маркировкой и импортными товарами. А также застройщиках недвижимости и поставщиках любых товаров, которые участвуют в госзакупках. Все муниципальные и госучреждения официально перешли на ЭДО с начала 2023 года.
В этой статье расскажем все об электронном документообороте. Как его внедрить в компании, какой для этого есть сервисы и сколько они стоят. А еще – какие бывают виды электронной подписи и как ее получить.
Зачем нужен ЭДО и какие есть виды
Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен цифровыми документами через интернет. Такие документы подписываются электронной подписью и являются юридически значимыми – равно как и бумажные. ЭДО можно использовать для обмена документами с юрлицами, подписи документов с госорганами и заключения договоров с клиентами и исполнителями, которые работают как физлица.
ЭДО можно разделить на два вида:
Внутренний ЭДО – обмен документами внутри компании. Прежде всего, это кадровые документы – трудовые договоры, различные инструкции и нормативные акты, командировочные листы. Их можно подписывать с сотрудником электронно, без присутствия в офисе. Это относится к КЭДО – кадровому электронному документообороту.
В строительных, производственных и торговых компаниях есть и другие внутренние документы. Например, первичка по учету материалов, продукции и результатов инвентаризации. Чтобы не бегать за сотрудником по производственной площадке, эти документы можно отправить ему в учетной системе и просто прислать уведомление на почту.
Внешний ЭДО – обмен документами с контрагентами, клиентами-физлицами и внештатными подрядчиками. Внешний ЭДО позволяет подписывать договоры и приложения, акты выполненных работ и другие документы онлайн – без бумаги.
Если внутренний ЭДО ведут только компании со штатом сотрудников, внешний ЭДО нужен и доступен всем. К нему подключаются юрлица, ИП, самозанятые и даже нерезиденты РФ. Компания может организовать ЭДО с любым из этих типов клиентов и подрядчиков.
Виды подписей для электронного документооборота
Сегодня в России есть три вида электронной подписи. Их использование и правила получения регулируются 63-ФЗ. Ниже рассмотрим, в чем отличия между ними, и какие документы ими можно подписывать.
1. ПЭП – простая электронная подпись
Это код, который присылают вам по смс или в виде пуш-уведомления. В ее основе нет криптошифрования и не проверяется личность – поэтому такая подпись считается наименее безопасной. В то же время, ее бывает достаточно, чтобы подписывать нерисковые документы.
Что можно подписывать: первичные учетные документы, локальные нормативные акты, служебные записки и заявления. Также ей иногда подписывают договоры между физлицами.
Как получить: в сервисах, которые работают с ПЭП. Достаточно ввести код, который придет по смс, – и документ будет считаться подписанным.
2. НЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись
В ее основе криптографический шифр. Он позволяет определить, кто именно подписал документ, поэтому для ее выпуска нужно подтверждение личности. Также, в отличие от ПЭП, она позволяет убедиться, что документ не менялся после подписания. Обычно ключ подписи находится в облаке удостоверяющего центра, который ее выпустил, или на устройстве пользователя. Поэтому специальные носители для ее хранения не нужны.
Что можно подписывать: любые документы, кроме тех, что касаются регистрации или изменения данных об ИП и юрлицах, налоговой и бухгалтерской отчетности, трудовых договоров (только со стороны сотрудника), электронных счетов-фактур и некоторых других документов.
Как получить: в сервисах, которые работают с НЭП. Для выпуска подписи придется подтвердить паспортные данные и пройти биометрическую аутентификацию. Все делается онлайн.
3. КЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись
Выпуск КЭП прямо контролирует государство. Ее можно получить только в аккредитованных Минцифры удостоверяющих центрах. Криптографический шифр такой подписи записывается на флешку – ее называют токен. Его используют для подписи документов.
Что можно подписывать: все документы без исключения в РФ.
Как получить: в частном удостоверяющем центре или в налоговом органе. Подать заявку можно только лично.
Часто можно встретить аббревиатуры УКЭП и УНЭП. Буква у означает «усиленная». Эти понятия означают то же самое, что КЭП и НЭП, потому что эти подписи являются усиленными по умолчанию.
Зачем внедрять ЭДО
С помощью ЭДО можно улучшить некоторые процессы в компании. Например:
- Снизить расходы. Плюс для небольших компаний и физлиц: не нужно тратить две недели на пересылку документов в другой город или платить по 500 рублей за доставку документов курьером. Компании, которые обрабатывают сотни и тысячи документов в месяц, еще и сильно сэкономят на бумаге.
- Ускорить бизнес-процессы. Чем скорее подпишете документы, тем быстрее партнер оплатит счет. Плюс, работа с документами занимает меньше времени. Некоторые сервисы распознают сканы и фото документов и превращают их в текст. А еще автоматизируют исправления – если настроить связанность для нескольких документов, данные изменятся в каждом из них.
- Упростить работу с ФНС. Бухгалтерскую и налоговую отчетность можно передавать по ЭДО – и подписывать с помощью УКЭП.
- Хранить данные в безопасности. НЭП и КЭП хранятся с помощью закрытого шифра. И являются доказательством того, что документ был подписан конкретным лицом и не менялся после подписания.
- Следить за окружающей средой. ЭДО снижает расход бумаги и энергии при ее производстве. Влияет на сокращение вредных выбросов, которые связаны с печатью и доставкой бумажных документов.
Кто обязан использовать ЭДО по закону:
- государственные и муниципальные организации;
- юрлица и ИП, которые продают маркированные товары;
- работают с импортными товарами, которые проходят через НСП;
- принимают участие в госзакупках;
- сдают отчетность в электронном виде – предприятия с годовым оборотом более 10 млрд рублей и/или максимальным количеством сотрудников за прошлый календарный год – более 100 человек.
Системы внутреннего ЭДО
Ниже подборка сервисов, которые помогут наладить документооборот в организации.
В них можно вести КЭДО, подписывать первичные документы внутри компании. А при настройке интеграции с сервисом внешнего ЭДО – и любые документы с контрагентами.
TESSA
Платформа автоматизирует документооборот – и внутри компании, и с контрагентами. Эту систему внедрили в половине российских банков из первой десятки по размеру активов.
Два решения на базе TESSA полностью закрывают задачи по работе с документами. Первое – «Типовой документооборот». Он отвечает за согласование и подписание договоров. Коннектится с операторами внешнего ЭДО. Второе решение «Т-КЭДО» позволяет оформлять все кадровые документы электронно. Сотруднику не нужно быть в офисе и заказывать ЭЦП. Достаточно ознакомиться с документом и нажать кнопку «Подписать». Нужен только телефон или компьютер, документы будут юридически значимы.
![Параллельное согласование карточки с заданием в TESSA](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled.gif)
Особенности системы:
- Можно подписывать документы УКЭП – с компьютера и в мобильном приложении, прямо в интерфейсе TESSA.
- Искусственный интеллект распознает фотографии и сканы документов и превращает их в текст. Это позволяет редактировать их в системе и упрощает регистрацию. Работать с документами можно в веб-версии.
- Чат-бот в Telegram – в нем удобно согласовывать документы и выполнять задачи. В мессенджер можно зайти с любого устройства: это проще, чем работа с корпоративной почтой.
- Есть специальные решения для разных отраслей – например, для девелоперов и банковского сектора. Для строителей можно создать специальный архив: для хранения технических и коммерческих документов. Другая настройка позволяет собирать данные о контрагенте из разных систем в одной карточке. Еще есть интеграция с Почтой России для массовой отправки бумажных писем. А для коммуникации с госорганами – с сервисом Контур.Экстерн.
ELMA365 ECM
ELMA365 ECM – платформа корпоративного документооборота. В ней можно работать с первичными документами, создавать и подписывать договоры с контрагентами, вести КЭДО и настроить электронный архив. У системы есть интеграции с операторами ЭДО: Контур.Диадок, Docrobot и СФЕРА Курьер.
![Интерфейс ELMA365 ECM](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled.png)
Платформа состоит из готовых приложений и работает на базе low-code. Ее удобно собирать под себя – как конструктор. Вот несколько примеров, что можно настроить в ELMA, кроме базового функционала СЭД:
- Распознавание персональных и первичных документов – документы перестают быть просто сканами: система распознает поля, разметку страницы и превращает растровый рисунок в текст. Система умеет распознавать дипломы и СНИЛС при приеме сотрудников на работу. А также счета, УПД, накладные, если контрагенты присылают их в бумажном виде.
- Маршрутизация обращений и согласование документов по частям – искусственный интеллект распознает текст, самостоятельно делит договор на разделы и отправляет части текста на согласование ответственным сотрудникам. То же самое можно настроить для обращений, которые приходят с сайта, в мессенджерах и по email от клиентов. Чтобы их автоматически получал сотрудник нужного профиля – например, менеджер отдела продаж, специалист техподдержки или юрист.
- Управление МЧД – в ELMA365 можно выпустить машиночитаемую доверенность, чтобы документы подписывал не только генеральный директор компании, но и кто-либо из сотрудников.
Можно купить лицензию на собственный сервер или работать в облаке. Стоимость системы – от 500 рублей в месяц при подписке на облачный сервис.
Visary СЭД
Российская система – автоматизирует весь процесс документооборота и делопроизводства для бизнеса и государственных структур. Соответствует требованиям политики импортозамещения и защиты данных. Система позволяет наладить работу распределенных организаций – с филиалами в разных городах и сотрудниками на удаленке.
![Интерфейс Visary СЭД](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-1.png)
В Visary СЭД можно управлять разными видами документов, автоматизировать их регистрацию и хранение. А также создавать поручения, контролировать их исполнение и согласовывать документы по заданному маршруту. В системе есть инструменты no-code – ее можно изменять без знания кода. Достаточно компьютерной мыши, чтобы задавать настройки управления доступом и новые виды дашбордов, кастомизировать формы и карточки с данными и workflow-инструмент – конструктор бизнес-процессов в СЭД.
Есть собственный онлайн-редактор. Можно писать тексты документов в системе – без перехода в сторонние приложения. А также отслеживать версии документов, возвращаться к нужной и смотреть, какие изменения внесли коллеги. Visary СЭД поддерживает работу с электронной подписью. Искусственный интеллект (OCR) распознает текст документов, конвертирует скан-копии pdf, jpg и png в текст. Для работы с госведомствами предусмотрен коннектор к МЭДО.
BuildDocs
Облачный сервис цифровой исполнительной документации. Система объединяет всех участников строительства в едином пространстве: застройщика, технического заказчика, всех подрядчиков, авторский надзор и строительный контроль. На платформе можно проставлять штампы и подписывать документы. BuildDocs поддерживает работу с УКЭП – все документы соответствуют требованиям закона и принимаются надзорными органами.
В сервисе удобно вести документооборот со всеми участниками проекта, для этого достаточно выдать им доступ к системе. Ресурсоснабжающие организации тоже могут подписать документы электронно – перейдя по ссылке, отправленной из BuildDocs по почте. Она открывается в любом браузере. Есть шаблоны актов для всех видов работ. Все акты и реестры создаются автоматически – достаточно задать вручную только исходные данные. Можно настроить связанность документов, чтобы типовая информация подставлялась в каждом из них.
![Меню работы с исполнительной документацией в BuildDocs](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-2.gif)
Систему можно интегрировать в любой цифровой контур – быстро и без затрат для заказчика. Консультанты системы проводят аудит, предоставляют регламенты и техподдержку. Для работы достаточно, чтобы сотрудник был знаком с исполнительной документацией и умел пользоваться ПК.
У сервиса есть веб-версия и мобильное приложение. Подписка оформляется на период, когда создается и подписывается исполнительная документация проекта. Тарифы нефиксированные: цена считается, исходя из квадратных метров проекта и периода подписки. Документы доступны в архиве BuildDocs бессрочно и бесплатно, даже после сдачи в надзорный орган.
Nopaper КЭДО
Nopaper КЭДО – сервис для работы с кадровыми и внутренними документами от IT-компаний Artsofte и SafeTech. Подпись для каждого сотрудника можно выпустить в приложении – бесплатно за пару минут. В УЦ обращаться не нужно, пользователь сам выпускает усиленную неквалифицированную подпись по всем требованиям 63-ФЗ. Ее достаточно для подписания 99% кадровых документов работником – они будут юридически значимы. Также в Nopaper можно заказать и КЭП. На любой вопрос сотрудников отвечают менеджеры техподдержки: в приложении или по телефону за 2 минуты.
В сервисе есть готовые шаблоны документов, которые соответствуют нормам ТК, а также типовые маршруты согласования – например, оформление отпуска. Можно настраивать маршруты под себя: выбирать, кто будет формировать, согласовывать и подписывать бумаги. Готовые шаблоны закрывают 99% кадровых задач по документам.
![Выпуск НЭП в Nopaper](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/b0c92f2fc3fd599967c5ad60e744a3b68b3f9edd.gif)
Есть функция массового подписания. Можно в один клик создать и подписать приказы в 1С на всех работников – и также в один клик отправить их им на подписание. В Nopaper можно бесплатно выпустить машиночитаемую доверенность – чтобы кадровые специалисты могли подписывать документы за директора при найме и увольнении сотрудников.
В Nopaper можно обмениваться документами и с внештатными сотрудниками, и с иностранцами. Еще в Nopaper можно проверять кандидатов на банкротство и создавать их личные карточки в 1С – для этого есть готовая расширенная интеграция с 1С: ЗУП. Специалист КДП может создавать и подписывать все кадровые документы только в 1С, переходить в Nopaper для этого не нужно. Хранить кадровые документы можно в SAP, Битрикс24 и любой другой BPM-системе – интеграция настраивается с помощью API.
Сервисы внешнего ЭДО
Разберем сервисы, которые помогают компаниям обмениваться документами с юрлицами. А также самозанятыми, ИП и клиентами-физлицами.
OkiDoki
OkiDoki – платформа для подписи документов без бумаги и ЭЦП. Подходит для работы с подрядчиками и заказчиками, которые являются физлицами. Договор подписывается ПЭП – простой электронной подписью. Она имеет юридическую силу для гражданско-правовых договоров. Сервисом пользуются физики, самозанятые и ИП, которые заключают договоры с клиентами и нанимают сотрудников проектно. Это свадебные агентства, апарт-отели, частники, которые сдают квартиры посуточно, ремонтные бригады и, например, детские центры.
Есть 3 набора готовых шаблонов: для аренды недвижимости, детских центров и ниши натяжных потолков. Среди них можно найти договор для работы с самозанятым, акт сдачи-приемки работ, договор управления, найма помещений и оказания услуг. Типовые шаблоны можно редактировать и загружать собственные. Из приятных бонусов – круглосуточная поддержка в Telegram.
![Примеры готовых шаблонов в сервисе OkiDoki](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-2.png)
Тарификация идет за пакет – можно купить 20 договоров, 100 или 500. Купленный пакет бессрочный и не сгорит через месяц. Еще есть безлимитные тарифы – на месяц и год. Будет выгоднее, если подписываете очень много документов.
Docrobot.ЭДО
Сервис для обмена электронными документами от аккредитованного оператора ЭДО. В Docrobot можно подписывать документы квалифицированной электронной подписью, отправлять их контрагентам, банкам и государственным структурам. А после отслеживать статус согласования и подписания. Все делается в одном окне.
Можно работать в веб-версии сервиса или из своей учетной записи в 1С. У Docrobot есть роуминг со всеми популярными операторами ЭДО – удобно обмениваться документами с партнерами из других систем.
![Меню поиска и приглашения контрагентов в Docrobot.ЭДО](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-3.png)
У Docrobot множество продуктов для бизнеса. Помимо ЭДО можно подключить EDI – сервис электронного обмена данными между торговыми партнерами и ЭПД – решение для электронных перевозочных документов. Есть готовые продукты для маркировки товаров и Alldocs – конструктор для создания собственных сценариев работы с документами. EDI и ЭДО можно использовать вместе и связать с любой учетной или ERP-системой.
«ЯЗАНЯТ»
Сервис для работы с самозанятыми. В него можно пригласить исполнителей, с которыми вы уже работаете, или найти новых прямо на платформе. Документы подписываются ПЭП, ее можно получить в сервисе. Есть готовый шаблон договора с самозанятыми. Еще на платформе можно проводить оплату – на расчетные счета и карты российских банков.
![Интерфейс сервиса «ЯЗАНЯТ»](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-jpg.webp)
При работе с самозанятыми важно смотреть, актуален ли их налоговый статус, а после оплаты запрашивать чек, чтобы обосновать расходы налоговой. В «ЯЗАНЯТ» все происходит автоматически – сервис проверяет статус исполнителя перед началом работы и присылает чек после оплаты.
Особенности сервиса:
- Биржа заданий – там можно искать самозанятых под конкретную задачу. Размещать объявления, отслеживать отклики и выбирать исполнителя.
- Документы и выплаты. В сервисе можно подписывать договоры, акты и получать чеки. И платить самозанятым – комиссия 0.5% от суммы выплаты. Есть функция массовых выплат: сделать переводы десяткам исполнителей удобно в два клика. Вводить их реквизиты в ручную не нужно, достаточно вбить ФИО или ИНН исполнителей, которые зарегистрированы на платформе.
- Персональный менеджер. Поможет зарегистрировать исполнителей и связать платформу с другими бизнес-решениями. Также обучает сотрудников пользоваться платформой и консультирует по налоговым и юридическим вопросам.
Nopaper
Сервис мобильного ЭДО для быстрого обмена документами. Для подписания не понадобится флешка и криптоплагин: все делается в мобильном приложении. Сервис сравнивает фото паспорта с видео-селфи, проверяет данные по базам МВД и выпускает УНЭП. Это занимает пару минут. Подпись подойдет для договоров, актов и других документов.
В Nopaper можно пригласить контрагентов: для них подписание бесплатно. Плата идет только за пакет исходящих документов, первые десять отправлений не тарифицируются. На платформе можно согласовывать документы с любыми контрагентами: самозанятыми, нерезидентами, физлицами и коллегами из разных юрлиц – нет лимита по их количеству в цепочке.
![Подписание документа в Nopaper (слева веб-версия, справа – интерфейс мобильного приложения)](https://e-sevenweb.ru/wp-content/uploads/2024/06/Untitled-4.png)
Особенности сервиса. Документы можно подписывать не только НЭП в приложении, но и с помощью УКЭП в веб-версии – Nopaper поддерживает работу криптоплагина. Если партнер работает с оператором ЭДО, документ можно подписать без роуминга. Достаточно прислать ему ссылку на подписание. Контрагент подпишет документ с помощью токена, а вы – с помощью УКЭП или электронной подписи, выпущенной в Nopaper бесплатно.
Сервис можно связать с IT-инфраструктурой компании. Есть API, который поможет обмениваться данными с CRM, BPM-системой или корпоративным мессенджером. Еще есть SDK для интеграции сервиса в интерфейс сайта или приложения – на iOS и Android.
Как перейти на электронный документооборот с контрагентами
В первую очередь, нужно понять, с кем вы собираетесь работать. Выбираем сценарий, исходя из типа контрагентов.
Сценарий 1. Подключиться к ЭДО с юрлицами и ИП.
Работа с бизнесом в 95% случаев проходит через операторов ЭДО. Поэтому точно стоит подключиться к одному из них. Самые известные сервисы – «Диадок», «СБИС», «СберКорус». Если у вас с контрагентом один и тот же оператор, достаточно просто найти его по ИНН и «пригласить в друзья». Если он работает с другим оператором, можно подключиться к нему по роумингу через интерфейс вашего сервиса.
Для работы с оператором ЭДО нужно получить КЭП. Ее можно оформить у самого оператора, его партнера или у другой компании, которая является аккредитованным удостоверяющим центром. Вот их список. Выпустить КЭП для ИП или гендиректора компании можно бесплатно – напрямую в налоговой. Достаточно купить сертифицированный носитель для записи подписи.
Обычно КЭП оформляется на гендиректора компании. Но можно сделать ее и для другого сотрудника. И выпустить на него машиночитаемую доверенность – она позволит подписывать документы от имени организации. МЧД можно оформить во многих сервисах ЭДО.
Сценарий 2. Наладить работу с внештатными подрядчиками
Для работы с самозанятыми стоит использовать сервисы типа «ЯЗАНЯТ». Практика показывает, что КЭП у самозанятых нет, поэтому это самый простой и надежный вариант для работы. Плюс, не надо напоминать исполнителю, чтобы тот выслал чек – вы получите его сразу после оплаты задания. Это главный и единственный обязательный закрывающий документ для работы с самозанятыми.
Скажу по опыту – дополнительная подготовка и сложное внедрение вряд ли понадобятся. Достаточно создать аккаунт заказчика, пополнить баланс и попросить зарегистрироваться ваших самозанятых на платформе. У некоторых сервисов есть собственная биржа исполнителей, что особенно удобно.
Сценарий 3. Подписывать документы с клиентами-физиками.
ЭДО часто используют в сфере услуг и недвижимости – особенно те, кто сдает жилье посуточно. Это удобно, потому что не надо стыковаться с клиентом, чтобы подписать документы на бумаге.
Подойдут сервисы типа OkiDoki. Удобно, что клиенту не придется взаимодействовать с системой – а значит, порог отказов и задержек при подписи будет минимальным. Документы удобно подписать ПЭП по ссылке из любого браузера. Вы легко сгенерируете ее в самом сервисе и сможете прислать клиенту по почте или в мессенджере.
Дополнительные советы
Обратите внимание: можно ли связать интересующий сервис с вашей учетной системой. Есть ли у него готовая интеграция или API, чтобы настроить ее самостоятельно.
Обратите внимание: если документ будет подписан НЭП или ПЭП, нужно заключить соглашение с контрагентом о признании этого вида электронной подписи. Это особенно важно в случае с ПЭП – потому что это самый незащищенный вид подписи – для него не обязательно удостоверение личности. Из-за этого факт подписания документа можно легко оспорить в суде.
Важно обозначить, что именно будет считаться электронной подписью, что обе стороны признают ее юридическую силу и способ определения лица, который ее ставит. Образец такого соглашения стоит запросить в поддержке сервиса, который вы выбрали.
Как организовать ЭДО внутри компании
Рассмотрим, как внедрить внутренний ЭДО на примере кадрового электронного документооборота. Расскажу, как перейти на него с помощью сервисов типа Nopaper.
Как внедрить более комплексное решение класса СЭД, где можно подписывать не только кадровые, но и любые другие внутренние документы – рассказано здесь.
Список действий:
1. Протестируйте сервис. У многих систем есть демо-доступ. К тестированию стоит подключить сотрудников, которые будут отвечать за работу с документами – в нашем случае это отдел персонала.
Что нужно сделать на этапе теста:
- Оценить удобство интерфейса – узнать, комфортно ли с ним работать и понятная ли в сервисе навигация.
- Проверить функции – настроить маршруты согласования, посоздавать документы с помощью конструктора. Проверить, есть ли шаблоны всех основных кадровых документов и какое у них качество.
- Протестировать, как работает выпуск ЭП – на практике их предстоит выпустить для всех сотрудников компании, которые согласятся участвовать в КЭДО.
2. Пообщайтесь с коллегами. Важно подготовить их к переходу на КЭДО. Объясните, что теперь им не придется ехать в офис для подписи какого-нибудь приказа или регламента. И даже заходить к эйчару в кабинет – если сотрудники работают не на удаленке. Как показывает практика, многие любят экономить время, поэтому вы вряд ли столкнетесь с большим сопротивлением.
Затем отправьте сотрудникам инструкции по работе с системой. Нужные материалы можно запросить у техподдержки вашего сервиса. Самое главное – объяснить, как авторизоваться на платформе и выпустить электронную подпись. И рассказать, что в системе КЭДО они смогут подписывать любые документы, кроме приказов об увольнении, инструктажей по охране труда и актов о несчастном случае на производстве. Эти правила актуальны на начало 2024 года.
3. Настройте интеграции с другими вашими решениями. Платформу КЭДО можно связать по API с учетной системой и сервисом внешнего ЭДО. У многих разработчиков есть уже готовая интеграция с «1С:ЗУП». Это позволяет передавать документы из одной системы в другую за пару кликов. Например, готовить документы в СЭД, а отправлять их на подпись в сервисе КЭДО. А после – пересылать подписанные документы обратно в учетную систему.
В комплексных решениях, типа ELMA365 и TESSA, и этого делать не придется. Они объединяют платформу КЭДО и учетную систему в одном интерфейсе. Подписывать и хранить документы можно в одном окне.
4. Подготовьте формальные документы. Это положение об электронном документообороте, Приказ об электронном документообороте, Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО и Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Сотрудники должны подписать их от руки. Шаблоны этих документов можно найти в вашем сервисе или запросить их у поддержки.
5. Начните работу. После того, как документы подписаны, можно работать с КЭДО. Нужно раздать всем сотрудникам доступ к системе, отправить ссылки-приглашения для регистрации и выпустить электронные подписи.
Для подписания документов сотрудником будет достаточно УНЭП – ее выпускают все основные КЭДО-сервисы. Работодателю или сотруднику, который будет подписывать документы от его лица, нужна УКЭП. Для ее получения можно также обратиться к КЭДО-сервису.